Chuyển email từ dịch vụ khác (GSuite/Gmail)

# Giới thiệu tiện ích

ESI cung cấp dịch vụ với dung lượng lưu trữ lớn, có thể thay thế được GSuite (chi phí cao) và có riêng domain khác Gmail. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email trên GSuite muốn dịch chuyển thì sẽ khó khăn vì dung lượng lưu trữ rất lớn và công cụ đồng bộ email thông thường là bất tiện, khó sử dụng (ví dụ tải xuống Outlook và up lại).

ESI hiện đưa vào tiện ích chạy trên máy chủ, thực hiện backup 1 chiều toàn bộ các email từ GSuite (cùng tên đăng nhập và domain) hoặc Gmail xuống thùng thư của bạn, giữ đúng cấu trúc thư mục và các đánh dấu cờ, các nội dung đính kèm.. Bài viết này giới thiệu cách sử dụng tiện ích này.

Trong User Panel tại địa chỉ [ESI Cloud User Panel](https://cloud.esi.vn/user-panel), tiện ích có tên "Dịch chuyển email" - Email migration sẽ trợ giúp bạn việc tải về hàng ngàn email này về hộp thư đăng ký của bạn. Domain của bạn có thể chưa cần kích hoạt (chi tiết hỏi quản trị công ty bạn) và bạn có thể tạo tài khoản đăng nhập vào trước, và sử dụng tiện ích này (nhưng domain chưa kích hoạt thì chưa gửi nhận được email). Bạn tạo một dịch chuyển mới và **phải cung cấp mật khẩu hiện thời GSuite/Gmail** của bạn và chúng tôi có thiết kế bảo đảm bí mật cho mật khẩu này (mã hóa khi lưu cơ sở dữ liệu) và khi sử dụng xong thì xóa khỏi cơ sở dữ liệu.

> Lưu ý: do chính sách hạn chế tải về của GSuite/GMail, mỗi ngày chỉ 2.5GB tối đa được tải ra, nên với thùng thư đang có dung lượng lớn, sẽ tốn thì giờ để tải toàn bộ về (ví dụ 15GB sẽ tốn khoảng 1 tuần để xử lý).

# Hướng dẫn sử dụng

## Tạo App Password hoặc mở Less secure app.

Do chính sách bảo mật của Google, chỉ chấp nhận một số ứng dụng của riêng họ và một số nhà cung cấp, nếu thiết lập thông thường sẽ bị báo lỗi xác thực sai. Do đó có 2 phương án để giải quyết việc này cho phép ESI Cloud Email tải toàn bộ email về.

1. Nếu bạn đang kích hoạt xác thực 2 bước (2nd step authentication), ví dụ Google Authenticator, hay FIDO Key, thì bạn nên tạo ra 1 App Password (mật khẩu ứng dụng). Mật khẩu được tạo riêng này sẽ nhập vào công cụ Dịch chuyển email của ESI, và tiến trình sẽ chạy sau ít phút. Hướng dẫn tạo mật khẩu cho ứng dụng của Google ở đây: [Đăng nhập bằng Mật khẩu ứng dụng](https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=vi). Hãy tạo 1 ứng dụng dạng "Khác" và đặt tên là dsync (hoặc tùy ý). Lưu ý mật khẩu Google tạo ra là 16 chữ viết liền.
2. Nếu bạn không có xác thực 2 bước, hãy bật cho phép Less secure app, sau khi thực hiện dịch chuyển xong thì có thể tắt đi. Hướng dẫn của Google về hành động này ở link sau đây: [Ứng dụng kém an toàn và Tài khoản Google](https://support.google.com/accounts/answer/6010255?authuser=3&hl=vi&authuser=3&p=less-secure-apps&rd=1)

Sau khi thực hiện xong 2 bước trên, bạn hãy thực hiện tạo 1 dịch chuyển.

## Tạo dịch chuyển mới

Để tạo dịch chuyển mới, bạn hãy đăng nhập vào [User-Panel](https://cloud.esi.vn/user-panel), 

1. Trên menu chọn "Dịch chuyển email" (hoặc Migration). 
2. Sau đó chọn tab "Tạo dịch chuyển mới".
3. Nếu là quản trị thì bạn sẽ thấy trường "Dành cho UID", hãy nhập UID (tên không có phần @domain) của user bạn sẽ tạo dịch chuyển cho anh ấy. Nếu không phải quản trị thì bạn nhập cho chính bạn.
4. Nhập các thông số khác: Dịch vụ nguồn (Gsuite hay Gmail), Tên đăng nhập nguồn (account trên GSuite), Mật khẩu (GSuite/Gmail - xem hướng dẫn mục bên trên), trường khác để mặc định.
5. Bấm tạo, hệ thống sẽ tạo 1 yêu cầu mới có mã số.

> Lưu ý: bạn chỉ có thể có duy nhất **một yêu cầu dịch chuyển đang chạy** (QUEUED hoặc PROCESSING), nếu tạo tiếp sẽ bị báo lỗi.

Hình chụp sử dụng như sau:

![](migration-create.gif)

## Theo dõi dịch chuyển hoạt động

Khi tạo xong dịch chuyển, qua Tab "Danh sách dịch chuyển", bấm nút tìm kiếm, bạn sẽ thấy yêu cầu dịch chuyển của mình đang chạy hay không (cột "Trạng thái"). 

![](migration-list.gif)

Có 4 trạng thái chính là:

1. QUEUED: đã xếp hàng chờ xử lý. Tiến trính sẽ xử lý sau ít phút.
2. PROCESSING: đang xử lý
3. FINISH: đã hoàn thành tốt đẹp.
4. ERROR: đã hoàn thành nhưng có lỗi.

Nút "View số" cho bạn xem kết quả chạy, ở tab "Kết quả xử lý". Bạn sẽ thấy báo lỗi của công cụ hoặc báo thành công, ví dụ như sau:

![](migration-result.gif)

> Lưu ý: khi đang chạy thì không thấy được kết quả.

## Các lỗi và cách xử lý

Các lỗi sau đây GSuite sẽ cảnh báo bạn:

1. Lỗi có đoạn "Application-specific password" tức là bạn cần mở App Password như hướng dẫn bên trên kia.
2. Lỗi có đoan "[AUTHENTICATIONFAILED] Invalid credentials" tức là bạn cần mở Less secure app như hướng dẫn ở trên.
3. Lỗi có đoạn "Your account is not enabled for IMAP use": bạn cần bật chế độ IMAP của GSuite/GMail trong menu Quick setting => "Settings" => "Forwarding and POP/IMAP" và bật IMAP lên (và chọn "Do not limit the number of messages in an IMAP folder" để cho phép công cụ lấy toàn bộ về thay vì chỉ 1000 email mới nhất). Chi tiết xin xem [GSuite - Turn POP and IMAP on and off for users](https://support.google.com/a/answer/105694?hl=vi) hoặc [Kiểm tra Gmail thông qua các nền tảng email khác](https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=vi)

Chúc các bạn thành công.

@ESI Team.